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Dokumentenmanagement

Paperless-ngx. Das papierlose Büro: Dokumente scannen, automatisch verschlagworten und in Sekunden wiederfinden.

Paperless-ngx anfragen Unsere Leistungen

Hersteller / Projekt

Open-Source-Community

  • Beratung, Einrichtung & Migration
  • Hosting in Deutschland oder On-Premises
  • Persönlicher Support & Schulung
Offizielle Projektseite

Überblick

Was ist Paperless-ngx?

Paperless-ngx ist ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, das Papierdokumente und digitale Belege an einem Ort bündelt. Dokumente werden per Texterkennung (OCR) durchsuchbar gemacht und automatisch nach Korrespondent, Dokumenttyp und Tags sortiert.

Wir richten Paperless-ngx für Sie ein, binden Scanner und E-Mail-Postfächer an, definieren Ablageregeln und sorgen mit Backups und Updates dafür, dass Ihr digitales Archiv dauerhaft sicher bleibt.

Ihre Vorteile

Warum Paperless-ngx für Ihr Unternehmen?

  • Sekundenschnell finden

    Volltextsuche über alle Dokumente – auch in gescannten Rechnungen, Verträgen oder handschriftlichen Notizen.

  • Automatische Ablage

    Regeln und Lernalgorithmen erkennen Absender, Dokumenttyp und Datum und ordnen Dokumente ohne Handarbeit zu.

  • Alle Eingangskanäle

    Scanner, E-Mail-Anhänge, Uploads und mobile Fotos landen automatisch im Archiv.

  • Sicher & lokal

    Daten bleiben auf Ihrem Server oder in unserem deutschen Rechenzentrum. Berechtigungen pro Nutzer und Gruppe.

Unsere Leistungen

Das übernehmen wir rund um Paperless-ngx.

  • Installation als Docker-Umgebung inklusive Datenbank und OCR
  • Anbindung von Netzwerkscannern, Multifunktionsgeräten und E-Mail-Postfächern
  • Ablagekonzept mit Korrespondenten, Dokumenttypen, Tags und Speicherpfaden
  • Rechte- und Rollenkonzept für Teams
  • Verschlüsselte Backups und Export-Strategie für Aufbewahrungspflichten
  • Schulung Ihrer Mitarbeiter und laufender Support

Typische Einsatzszenarien

  • Digitalisierung des Eingangs- und Rechnungsarchivs
  • Vertrags- und Personalaktenverwaltung
  • Belegablage für die Steuerberatung
  • Papierloses Büro für Praxen, Kanzleien und Handwerksbetriebe

Unser Vorgehen

  1. 1 Ablagekonzept
  2. 2 Installation & Scanner-Anbindung
  3. 3 Hosting (DE) oder On-Premises
  4. 4 Schulung & Support

Häufige Fragen

Fragen zu Paperless-ngx

Kurz und verständlich beantwortet. Ihre Frage fehlt? Schreiben Sie uns einfach.

Ist Paperless-ngx für die Buchhaltung geeignet?

Ja. Rechnungen und Belege werden durchsuchbar archiviert und lassen sich mit Tags und Ablaufdaten versehen. Für die GoBD-konforme Aufbewahrung beraten wir Sie zu Export- und Backup-Strategien.

Welche Scanner werden unterstützt?

Praktisch jeder Netzwerkscanner oder jedes Multifunktionsgerät, das per SMB, FTP oder E-Mail scannen kann. Auch Smartphone-Apps können direkt in das Archiv hochladen.

Wie lange dauert die Einführung?

Die technische Einrichtung ist meist in wenigen Tagen erledigt. Anschließend begleiten wir Sie bei der Digitalisierung des Bestands und passen die Ablageregeln an Ihre Praxis an.

Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten?

Ja. Paperless-ngx ist mehrbenutzerfähig mit feingranularen Berechtigungen pro Nutzer und Gruppe.

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